Plan de comunicación para un negocio real LOUEL EVENTS

Abstract

La necesidad de realizar un plan de comunicación para una pequeña empresa especializada en un sector y con unas características determinadas viene derivada principalmente de un desconocimiento de la efectividad de la comunicación. Teniendo en cuenta las dificultades generales de las pequeñas empresas, como son la falta de presupuesto y visibilidad, muchas veces ensombrecida por las grandes multinacionales, es aún más necesario planificar y organizar la comunicación. De esta forma toda la inversión no se irá a un pozo sin fondo, sino que servirá para cumplir unos objetivos fijados a conciencia. Este trabajo tiene como principal objetivo diseñar un plan de comunicación específico para una pequeña empresa de eventos ubicada en Teruel. La elección de dicha empresa viene por el interés de la autora del trabajo en la organización de eventos. Un buen evento es una acción que refleja en todos los casos la imagen e identidad de una empresa, por lo que a través de él se puede crear un sello propio, actuando siempre con coherencia entre lo que se dice y se hace. Louel Events es una empresa que empezó a trabajar en el año 2014 con el objetivo principal de atraer personas profesionales y colectivos amateurs a la ciudad de Teruel, mediante la realización de eventos. En primer lugar se hizo una entrevista a la gerente de la empresa con el fin de conocer el funcionamiento y la filosofía del negocio. Una vez realizada la primera toma de contacto en la reunión, se investigó todo el entorno de la empresa y se creó un briefing para comprender de forma exhaustiva la realidad de la misma. Siempre manteniendo el contacto con la gerente para no dejar ningún cabo suelto. Al ser una empresa que carece de comunicación y de sede física, no ha sido necesario contrastar opiniones con el público habitual. Por lo que la prioridad fue completar toda la información necesaria para la realización de un plan de comunicación útil y viable para la empresa. Para ello era imprescindible analizar no solo la propia empresa, sino también la competencia directa, fijada a través de unos criterios comunes a todas las empresas. Asimismo fue igualmente necesario el estudio del sector de eventos y un análisis DAFO, para fijar en qué punto se encontraba la empresa. Por otra parte, se fijaron aspectos del corporate, como es la imagen real o la intencional y el posicionamiento deseado. Tras la fase de investigación quedó patente que la imagen real era prácticamente nula, pero se determinó una imagen intencional acorde con las características de la empresa. Finalizada la fase de investigación, se procedió a fijar los objetivos que cumplían con la finalidad del plan, es decir, eran reales y útiles. Principalmente se basaron en crear una cartera de clientes, proveedores y colaboradores, hacer visible la empresa y que la identifiquen con los valores de cercanía, confianza y profesionalidad y sobre todo con su valor diferencial. Seguidamente se pasó a determinar el público objetivo, el cual se dividió en cuatro grupos, con el fin de crear distintas acciones más específicas para cada grupo. Tras determinar los objetivos y el público objetivo se diseñó una estrategia con el fin de cumplirlos. La estrategia se planteó desde tres puntos: de comunicación, creativa y de medios. Así se pretendía explicar con detalle todo el desarrollo de la misma con la máxima claridad, dividiéndola en tres fases. La primera fase tiene el objetivo de dar a conocer la empresa, esta fase va dirigida a todos los grupos del público, ya que es conveniente presentar la empresa a todo su público objetivo. En la segunda fase la meta es crear una amplia cartera de proveedores y colaboradores, para ello es primordial ganar la confianza de otras empresas. Por último, el propósito de la tercera fase es atraer turismo entre semana, ya que el fin de semana la ciudad es muy turística, pero entre semana los establecimientos se quedan desocupados. También así se incentivaría la economía general de la ciudad. A continuación, se estableció un plan de acciones que fuera coherente con la estrategia, ya que el fin es alcanzar los objetivos propuestos. Así pues, se dividieron las acciones a corto, medio y largo plazo, para que éstas fueran más concretas y se complementaran con las fases de la estrategia. El plan de acciones tiene la duración de un año. Teniendo en cuenta que la empresa no ha especificado un presupuesto límite y dadas sus peculiaridades, se ha intentado acortar al máximo el presupuesto realizando pequeñas acciones que cumplan los objetivos. Para calcular la inversión necesaria, se ha realizado un desglose de los gastos que serán necesarios para cumplir con el cronograma del plan, ya que la finalidad es llevarlo a la práctica y que sea un plan real, útil y viable. Así pues, el presupuesto final del plan de comunicación es de 9.004,00€. Una vez se hayan llevado a cabo las acciones se realizará un control y seguimiento de la efectividad de las mismas, con el fin de poder realizar algún cambio en la disposición de las acciones si no cumplen los objetivos o simplemente verificar que se está realizando un buen trabajo. Cada trimestre se realizará un análisis para averiguar si se están cumpliendo eficazmente los objetivos fijados. Este apartado es muy importante tanto para conocer la validez del plan y ajustarlo, como para medir los progresos de la empresa. El control se realizará internamente analizando la cartera creada de clientes, proveedores y colaboradores. También se tendrán en cuenta las publicaciones en la red y su interactividad. Por otra parte se medirá el alcance de los eventos que se realicen y se le preguntará a los clientes de la empresa mediante una encuesta con el fin de conocer cuál es la actualidad de la empresa una vez seguida la estrategia y realizado todo el plan de acciones.

The needs of developing a communication plan for a small company specialized in one field and with certain characteristics, arise from mainly a lack of awareness of communication effectiveness. Taking into account the difficult situations of small companies, like the lack of budget and visibility, sometimes overshadowed by the multinational companies, it is even more necessary to plan and organize communication strategy within a company. In this way, all the investment won´t be in vain but it will also serve to accomplish goals consciously established. This work´s main purpose is to design a communication plan for an event company situated in Teruel. I chose this company because I´m interested in event management. A good event is an action that shows, in every case, the image and corporate identity of a company, and therefore creates a unique company. Louel Events is a company that started its business in the year 2014 with the main purpose of attracting professional and amateur people to Teruel City by making events. In the first place I made an interview to the company manager with the purpose of knowing the business philosophy and its performance. After having the first meeting, I investigated the company environment and created a briefing to fully understand its reality. I was in contact with the manager at every moment, while during the performance of this investigation, in order not to leave any important issue aside. As being a company without a communication department and working office, it was not necessary to check opinions with the audience. Our priority task was to gather all the necessary information to develop an appropriate communication plan for the company. For that reason it was essential to analyse not only the company but also the direct competition according to a common criteria established for all the companies. Likewise it was necessary the research of the event field and the performance of a DAFO analysis to determine the company situation. What is more, corporate aspects were established as for example the real and intentioned image and the desired market position. After the investigation we realized that the real image of the company was non-existent, but we resolved an intentioned image according to the company characteristics. Once the research phase was finished, we proceeded to establish the communication, advertising and marketing goals. These objectives complied with the plan´s purpose, that is to say they were real and useful. Mainly they were to create a client, supplier and sponsor portfolio; to make the company visible and that it was identified with the values of closeness, trust and professionality and above all complying with its differential value. Then we set the target audience, which was divided in four groups, with the purpose of creating different marketing actions for each group. After we established the objectives and the target audience, we developed the strategy. It was outlined from three points: communication, creativity and media. We tried to clearly explain the strategy development by dividing it in three phases. The first phase objective is to let the company be known. It is focused on all the audience groups considering that its is convenient to show the company to all the target audience. In the second phase the goal is to create a wide supplier and sponsor portfolio, for that reason it is essential to build confidence with other companies. To conclude, the main goal of the third phase is to attract tourism during the weekdays, since it is a very touristic place during the weekends, but the establishments remain vacant during the weekdays. In addition, the city economy will be encouraged. Then, we established an action plan that was coherent with the strategy since the goal is to accomplish the proposed objectives. Therefore we divided the actions in short, medium and long term, so that they were more concrete and were complemented with the strategy phases. The action plan has a year duration. Taking into account that the company has not specified a limited budget and according to its characteristics, we tried to reduce the budget up to the maximum by making small actions that complies with the objectives. To calculate the necessary investment, we made a list of expenses that may be required to comply with the plan schedule, considering that the aim is to carry out the plan and that it is real, useful and viable. Therefore, the final budget of the communication plan will be of 9.004,00€. Once the actions are carried out, we will perform a control and follow up of them, with the purpose of making any action changes if they do not comply with the objectives, or just to verify that a good work is being performed. Every three months we will perform an analysis to find out if the given objectives are being properly accomplished. This part is very important to know the plan validity and to adjust it so as to measure the company achievements. Control will be performed internally by analysing the created client, supplier and sponsor portfolio. We will also consider the network launching and its interactivity. On the other hand the scope of the events will be measured and the customers will be asked through a survey with the purpose of knowing the reality of the company once the strategy and action plans were followed.